履歴書より重要？職務経歴書を舐めてはいけない

転職をしたことがある方なら1度は書いたことがある「職務経歴書」。大半は履歴書とセットになっていて、企業からも「履歴書と職務経歴書を提出」と言われることがほとんどですよね。
この職務経歴書、書きながら面倒くさいなぁと思ったことはありませんか？また、何を書いていいのかわからず、とりあえず所属していた部署と職種を書いて終了…という風に書いた経験はありませんか？

そのため、今までに見た職務経歴書は何千人といますが、「この人は職務経歴書がきちんと書けているな」と思う割合は20％以下です。もっと少ないかもしれませんが…。

では、その「職務経歴書がきちんと書けていない80％の応募者」はどうなるでしょう。もちろん、書類選考で落とされてしまいます。履歴書を見て、よほど頑張っている国家資格を持っているとか、偏差値の高い学校を卒業していれば書類選考を通すこともありますが、ほとんどは書類選考落ちになります。

理由は簡単です。「今まで何をしてきたかわからない人を選考できないから」です。そう、職務経歴書とは、相手に「自分が何をしてきた人物か知ってもらうためのもの」なのです。
対して、履歴書に書いてあることは何があるでしょうか。氏名などの個人情報の他、卒業した学校、経験した会社、その経験年数、取得した資格、簡単な志望動機、扶養家族の有無、といったところが一般的でしょう。

履歴書には、ほぼ、自分をPRできる場所がないのです。ましてこの記事を読んでいるであろう「これといった実績がない事務志望のあなた」は、履歴書だけでは他の応募者に勝つことができないのです。

【職務経歴書の書き方】事務スキルは具体的に書いてPRする

ここからは、「これといった実績がない事務志望のあなた」が、どうすれば書類選考が通る職務経歴書を書くことができるのか、具体的なお話をしていきます。

まず、「事務」といっても色々な業務がありますよね。そこを掘り出しましょう。
仮に経験年数1社の26歳B子さんが、CCC社へ初めての転職を試みると仮定して、職務経歴書を書いてみます。

悪い例として挙げましたが、いかがでしょうか。これを見て「何が悪いのかわからない」と感じた方は要注意です。そして、このような書き方をしている応募者の方は毎回一定数います。
この職務経歴書を見た採用側の感想は以下の通りです。

このB子さんという女性が、一体何ができる人物なのか、全然イメージできないのがおわかりいただけたでしょうか。
この疑問を解決し、「自分は何ができる人なのか」をPRするのが職務経歴書なのです。
それでは次に、良いB子さんの職務経歴書を良い例として書き換えてみます。

いかがでしょうか？こう言っては言葉に角が立つかもしれませんが、「当たり前の仕事をより具体的に書く」ことで、なんだか魅力的な人物に思えてこないでしょうか。
そして、この人が「どういう風に活躍してくれそうか」イメージしやすくなりますよね。

また、使用ソフトとして、ここでは一般的なofficeソフトを例に挙げましたが、弥生会計などの経理ソフトや、チャットワークなどのコミュニケーションソフト、Googleドライブなどのファイル共有ソフトなど、さまざまなソフトを使うことがありますよね。

昨今のビジネスソフトは多様化しており、それらを使ってテレワーク（在宅ワーク）を導入している企業も増えてきました。使えるソフトやツールが多ければ、今後の業務についても企業側がイメージしやすくなります。業務で使用していたものがあれば書いておいた方がよいでしょう。

【職務経歴書の書き方】実績が無いなら頑張ったことを書く

それでは次に、事務志望にも関わらず、先ほどご紹介したようなスキルが無いという方が、職務経歴書にどう書けばよいかをお伝えします。
この場合は、「人物重視採用」を狙った方が良いでしょう。日本の企業には、未経験OKや、スキル不要をうたって募集している企業が多くあります。
ここでも、先ほどのB子さんを元にして、良い例をご紹介します。

この文面から採用側が読み取れることは以下の通りです。

いかがでしょうか。なんだか素直そうで周りとも上手くやれる明るい子だな、とイメージが湧いてきませんか？

事務を募集している企業の中には、これといったスキルが無くても、人格重視採用をしている企業が多く存在しています。
事務という職種は女性が多く、どうしても人間関係のこじれや、男性と壁ができてしまう方が一定数いるため、そのせいで業務が滞ってしまうということが多くあります。

そのため、「スキルより人格重視」という企業が多いのです。なんとなく想像できますよね。
一方で、「Excelはマクロが使えて、難しい経営計画の資料もあっという間に作れます！」というような、バリバリのスーパー事務を求めている企業もあります。

【職務経歴書の書き方】企業の事業内容を具体的に書く

　　
最後にご紹介するのは、「事業内容」についてです。「自分は何ができる人物かをわかってもらう」のが職務経歴書だとお伝えしてきましたが、同じように、「自分が経験してきた企業が何をする会社かわかってもらう」のも職務経歴書です。
　
例によって、B子さんの職務経歴書でご説明します。

大変ざっくりした事業内容ですね。ITシステムと言っても、いろいろな分野があるのでこれでは不親切です。開発をしているのか、販売をしているのか、はたまた運用だけを行っているのか、さっぱりわかりません。
さらに、企業所在地や企業規模なども不明ですね。

ここで採用担当者が思うことは以下の通りです。

正直、上記のような採用担当者は良くないですが、こんな人に当たることも勿論あります。
それではどうすればよいか、良い例を見ていきましょう。

また、採用側の人間から見てみると、企業の規模（従業員数）は重要な見極めポイントでもあります。事務志望の場合、従業員数が10名以下だと事務が受け持つ範囲が大きく、いろいろなことができる人材が育ちます。

一方で大手企業など従業員数が何百人もいる企業だと役割が細かく分かれており、できる業務が限られている場合があります。
もちろん、大手企業の事務でもいろいろなスキルを持っている素晴らしい人材は沢山いますが、採用担当はこんなところまで見ているという点も注意してみてください。

まとめ

人事採用を長くやっていると、事務志望の若い女性たちに共通して言えることがあります。それは「自分に自信がない」ということです。「ルーティン作業しかしていない」「大したスキルを持っていない」というように考えている方が非常に多く、書類選考が通って面接をする際にその自信のなさが全面に出てしまうことがあります。

しかし、事務は立派な仕事であり、「何もできない」なんていう風に自分を責める必要は全くないと思っています。日々のルーティン作業の中でも自分なりに気を付けていることはあるでしょうし、パソコンだって使っているはずです。外で働く営業さんへの気配りだって大切な仕事のひとつです。

自分のスキルを磨くのはとても重要なことですが、今一度自分が日々行っている業務を見直して、自己PRできるポイントを探してみてはいかがでしょうか。

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